La automatización de tareas en el trabajo, impulsora de productividad

Las nuevas tecnologías mejoran la productividad, siempre que se modifique la organización de la empresa. Axians ha desarrollado una estrategia en torno a tres palabras clave: organizar, guiar y automatizar.

El aumento de la productividad es una de las claves de la competitividad empresarial. Un camino que no siempre es fácil de recorrer y que presenta obstáculos a menudo relacionados con los métodos y los procesos. “La organización del trabajo, a menudo compartimentada en silos en numerosas empresas, y un contexto en constante evolución, así como contenidos e informaciones más difíciles de encontrar, no facilitan la mejora de la productividad”, constata Mathias Alleyn, Workspace Solution Strategist en Axians Belgium.

“El elemento crucial es facilitar el trabajo al usuario final, es decir, al empleado”.

Las fuentes de productividad tradicionalmente se hallan en actividades repetitivas y de poco valor añadido. Estas siguen siendo muchas, y suelen ser la causa de la desmotivación de los trabajadores. La automatización de tareas puede ser una solución, pero las empresas siguen teniéndola poco en cuenta. 

Más allá de la imagen de una robotización amenazadora, la automatización del trabajo resulta muy interesante, no solo para la empresa, sino también para el empleado. Al liberarse de algunas tareas tediosas y que consumen mucho tiempo, los trabajadores ahorran un tiempo precioso y pueden centrarse en actividades más interesantes… y más productivas. 

Ventanilla única

“En muchos casos, las tecnologías de la información ayudan a alcanzar la mayoría de los objetivos de las empresas, entre ellos la mejora de la productividad. Pero para lograrlo es necesario que transformen su organización”, señala Mathias Alleyn. Con este propósito, Axians, la marca TIC de VINCI Energies, ha desarrollado una estrategia en este ámbito, estructurada en torno a tres palabras clave: organizar, guiar y automatizar el lugar de trabajo. Este está formado por cuatro elementos clave: los usuarios, los dispositivos (ordenadores, smartphones…), las aplicaciones y los datos. 

“Si bien los tres últimos elementos incluyen formas muy variadas, no presentan mayores dificultades en materia de mejora de la productividad. En cambio, lo crucial es facilitar el uso al usuario final, es decir, al empleado. Dicho de otro modo, proponer como espacio de trabajo una especie de ventanilla única donde todas las tareas puedan desempeñarse fácilmente”, explica el especialista de Axians.

Mathias Alleyn puntualiza que “aunque la solución se aplica principalmente al trabajo de oficina, en algunos casos también puede ser útil para los trabajadores de las fábricas. Todo depende de las tareas que tengan que realizar. Tras analizar las necesidades, podemos personalizar la automatización”. 

Microaplicaciones 

Tras esta fase de organización del trabajo, las siguientes etapas consisten en guiar de forma óptima al usuario en las distintas tareas y en automatizar su realización. “Podemos compararlo con los sistemas desarrollados por aplicaciones como Facebook, Twitter o LinkedIn, que envían información de acuerdo con las expectativas o necesidades de los usuarios”, indica Mathias Alleyn.

De este modo, las microaplicaciones proporcionan informaciones a los usuarios (alertas, notificaciones) basadas en los flujos que se relacionan con las acciones que deben realizar mediante el Workday, el Salesforce o el Office 365, por ejemplo. En Axians, esta herramienta, muy útil para aumentar la productividad, recibe el nombre de Intelligent Modern Workspace.

“Lo siguiente que hay que hacer es extender al máximo este proceso de automatización a todas las tareas que se presten a ello, para lo que puede ser necesario crear varias aplicaciones”, señala Mathias Alleyn, que ha desarrollado esta solución para varios clientes, incluida una empresa de ingeniería.

“En esta empresa, los ingenieros y diseñadores utilizan aplicaciones que consumen muchos recursos a través de estaciones de trabajo costosas y voluminosas. Cuando situaciones extremas como el confinamiento derivado de la pandemia de COVID-19 impiden el acceso a las oficinas, estas personas no pueden trabajar”.  

Para dar respuesta a esta problemática, el equipo de Mathias Alleyn decidió centralizar a todos los usuarios afectados en una única plataforma, Workspace, que da acceso a todo tipo de aplicaciones (móvil, local, SaaS, web, Virtual Desktop Infrastructure) y en cualquier tipo de dispositivo (Mac, Linux, Windows o Android).

“Al tener toda la potencia del ordenador en back-end en lugar de en las estaciones de trabajo individuales, la plataforma permite poner a disposición de los usuarios más exigentes las aplicaciones de diseño asistido por ordenador (DAO) en 3D, que consumen gran cantidad de recursos”, asegura el Workspace Solution Strategist, quien también destaca que este tipo de entorno es accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Según Mathias Alleyn, la última ventaja de este tipo de soluciones es que “con las microaplicaciones, la inteligencia de la plataforma permite personalizar el trabajo de cada empleado y así ahorrar entre 1 y 2 horas de trabajo por semana y persona. El cliente ya está pensando en automatizar más flujos de trabajo mediante esta plataforma”. 

11/03/2021